Mikä on osastot ylittävä lakityönkulku oikeustiimeille

Lyhyesti:

• Osastot ylittävä lakityönkulku integroi laki-, rahoitus-, hankinnan-, IT- ja tuoteosastot strukturoiduksi, toistettavaksi prosessiksi, joka parantaa sopimusten valmistumisaikaa ja vaatimustenmukaisuutta. Selkeiden roolien, automatisoinnin ja johtajiston sponsoroinnin toteuttaminen antaa lakitoiminnon mahdollisuuden orchestroida yhteistyötä tehokkaasti, mikä vähentää tarkistuskierrosa ja parantaa liiketoiminnan tuloksia. Tekoäly edelleen virtaviivaistaa koordinointia automaattisella riskinarvioinnilla ja tietojen käyttöoikeuksien hallinnan pakottamisella, ja tukee skaalautuvia, turvallisia työnkulkuja osastoissa.

Osastot ylittävä lakityönkulku on strukturoitu, orchestroitu prosessi, joka integroi lakiosasta tehtävät aktiviteetit rahoitus-, hankinnan-, IT- ja tuoteosastojen kanssa standardoitujen syötteiden, määriteltyjen roolien ja synkronoitujen tarkistuskierrosten kautta. Tämä on teollisuuden vastaus sirpaaleisiin, sattumanvaraisiin yhteistyöihin, jotka hidastavat sopimusten valmistumisaikaa, luovat vaatimustenmukaisuuskuiluja ja turhauttavat jokaista osastoa. Lakitoiminnon ammattilaiset yhä enemmän tunnustavat, että skaalautuvat operaatiotavat korvaavat sattumanvaraiset vuorovaikutukset toistettavilla, vastuuvelvoitteisilla työnkuluilla. Seurauksena ovat nopeammat päätökset, vähemmän tarkistuskierrosta ja lakitoiminto, joka toimii aivan todellisena liiketoiminnan kumppanina eikä pullonkaulana.

Mikä on osastot ylittävä lakityönkulku ja miksi sillä on merkitystä?

Osastot ylittävä lakityönkulku, jota joskus kutsutaan osastot ylittäväksi lakiprosessiksi tai osastot ylittäväksi lakiyhteistyön malliksi, määritellään kolmella ominaisuudella: jaetulla omistuksella liiketoiminnon funktioissa, standardoiduilla vastaanotto- ja siirtopisteillaä sekä mitattavilla suorituskriteerillä, kuten SLA-vaatimustenmukaisuus ja kiertosykli. Termi "lakityönkulun hallinta" käytännössä viittaa samaan käsitteeseen, vaikka se usein korostaa teknologiakerroksen sijasta sen alla olevaa organisaatiosuunnittelua.

Merkitys on mitattavissa. Yritykset, jotka käyttävät määriteltyjä osastot ylittäviä due diligence orchestration -malleja, näkevät 30-50 % vähemmän tarkistuskierrosta ja 20-40 % nopeamman päätösaikaan. Tämä ei ole marginaalinen parannus. Se tarkoittaa, että toimittajan sopimus, joka aiemmin vaati kuusi tarkistuskierrosta ja kolme viikkoa kalenteriaikaa, voi sulkeutua alle kahden viikon sisällä kahdella olennaisen syötteen kierroksella.

Lakilla on asema, jota millään muulla funktiolla ei ole. Se tunnistaa operatiivisia ongelmakohtia, joissa lakitarkistus leikkaa tietovirtaa, tietosuojaa ja tuotekehitystä samanaikaisesti. Tämä kokonaisvaltainen näkemys tekee lakista luonnollisen osastot ylittävien työnkulkujen orchestraattorin, ei vain niiden osallistujan.

Mitkä ovat osastot ylittävän lakityönkulun pääkomponentit?

Hyvin suunnitellun osastot ylittävän lakiprosessin arkkitehtuurin perusta on kolme vaihetta ja useita rakenteellisia elementtejä, jotka estävät työnkulun romahtamisen epävirallisiksi sähköpostiketjuiksi.

Kolmivaiheinen kiertosykli on operatiivinen selkäranka. Toistettava Valmista, Aikatauluta, Toteutu ja Iterointi -kiertosykli eliminoi pullonkaulat antamalla jokaiselle funktiolle ennustettavan ikkunan sen panokseen. Valmistelu kattaa vastaanoton standardoinnin ja sidosryhmien tunnistamisen. Aikataulutus lukitsee tarkistusikkunat ja määrittää omistajat. Toteutus ja Iterointi kaappaa tulokset, seuraa SLA-suoritusta ja syöttää havainnot takaisin toiston strategiaan.

Rakenteelliset komponentit jotka tekevät tämän työskennellä käytännössä sisältävät:

1. Standardoidut vastaanottajapohjat pakollisilla tietokentillä. Jokainen työnkulkuun saapuva pyyntö on sisällettävä samat vähimmäistiedot: sopimuksen tyyppi, vastapuoli, riski-taso ja liiketoiminnon omistaja. Ilman tätä reitityspäätöksistä tulevat harkintapyynnöt säännöillä perustuvia.
2. Yksittäinen orchestration-omistaja. Yhden omistajan määrittäminen vastaanoton standardien pakottamiseen, arvosteluiden aikatauluttamiseen ja esteiden eskaloitumiseen on yksittäin merkitsevintä päätöstä, jonka lakitoiminnon tiimi voi tehdä. Jaettu omistus ei ole omistusta.
3. Määritellyt aikataulumallit. Tiimien tulisi kokeilla rinnakkaista kevyyttä (kaikki arvostelijat saavat materiaalit samanaikaisesti samalla määräajalla), porrastettua rinnakkaista (arvostelijat saavat materiaalit järjestyksessä, mutta päällekkäisillä ikkunoilla) ja peräkkäistä portteja hallitsevia malleja löytääkseen oikean sovituksen kunkin työnkulkutyypin osalta.
4. Automatisointi reititykselle, SLA-seurannalle ja ilmoituksille. Manuaaliset siirrot aiheuttavat viiveitä ja epävarmuutta. Työnkulun ohjelmisto käsittelee näitä mekaanisesti, vapauttaen lakiammattilaiset keskittymään olennaisen tarkistukseen.
5. Eskaloinnin polut. Jokaisella työnkululla on oltava dokumentoitu polku sille, milloin SLA:t jäävät välistä tai omistajuusriidoista nousee. Ilman sitä poikkeuksista tulee normi.

Pro-vinkki: Aloita suurimman volyymin, pienimmän monimutkaisuuden työnkulkutyypistä pilotoitaessa uutta orchestration-mallia. Oppimiskäyrä on lyhyempi, palautesilmukka on nopeampi ja voitot ovat näkyviä tarpeeksi rakentamaan organisaatiotuki monimutkaisemmille käyttöönotoille.

Miten osastot ylittävä yhteistyö parantaa lakinnon ja liiketoiminnan tuloksia?

Jokainen funktio, joka siirtyy osastot ylittävään lakityönkulkuun, tuo mukanaan erilliset kannustinjoukon. Rahoitus asettaa etusijalle kulujen hallinnan ja budjetin ennustettavuuden. Hankinta keskittyy toimittajan riskiin ja prosessin johdonmukaisuuteen. IT välittää tietoturvallisuudesta ja järjestelmien integraatiosta. Tuoteryhmät haluavat nopeutta ja vähintään kitkaa. Laki vastaa riskinjaosta, vaatimustenmukaisuudesta ja täytäntöönpanokelpoisuudesta. Avain yhdenmukaistamiseen on kunkin funktion erilaiset kannustimet kunnioittaminen samalla kun rakennetaan jaettuja mittareita ja ennustettavia aikatauluja, jotka palvelevat kaikkia.

Osastot ylittävän lakiyhteistyön kitkakohdat on hyvin dokumentoitu:

• Omistajuusriidot. Kun sekä laki että hankinta uskovat omistavansa toimittajien sopimusten hyväksynnän, pyynnöt pysähtyvät siirtöpisteessä.
• Järjestelmien epäyhteensopivuus. Laki voi työskennellä sopimuksien hallinnon alustalla, kun taas hankinta toimii ERP:ssä. Ilman integraatiota tai jaettua vastaanottoa-kerrosta tiedot syötetään uudelleen manuaalisesti ja virheet lisääntyvät.
• Johdonmukaisuuden puute riskistandardeissa. Rahoitus voi hyväksyä toimittajan kulutasonnetulla, jonka laki merkitsisi lisädue diligence -prosessiksi. Ilman jaettua riskimatriisia nämä konfliktit nousevat pintaan myöhään ja kalliisti.

"Lain ja hankinnan välinen yhteistyö on tehokkaimmin, kun laki määrittelee lakia-erityiset kriteerit ja hankinta ajaa yrityksenlaajuista johdonmukaisuutta ja vaatimustenmukaisuutta." — Priori Legal

Kun nämä kitkakohdat ratkaistaan strukturoidun työnkulkusuunnittelun avulla, liiketoiminnan tulokset ovat konkreettisia. Toimittajien integrointisyklit lyhenevät, koska laki, IT-turvallisuus ja hankinta tarkistavat rinnakkain eikä peräkkäin. Sopimusten käsittelyajat putoavat, koska vastaanottajapohjat eliminoivat takaisin-ja-eteenpäin keskustelut, jotka tyypillisesti edeltävät olennaisen tarkistusta. Lakitoiminnon tiimit jotka toimivat lakinnon, rahoituksen ja hankinnan integratiiveina konsulteina, raportoivat johdonmukaisesti parempi hallinto, kulujen hallinta ja prosessin läpinäkyvyys mitattavina tuloksina.

Mikä rooli automatisoinnilla ja tekoälyllä on osastot ylittävissä lakityönkuluissa?

Lakityönkulun automatisointi käsittelee koordinointikerroksen siten, että lakiammattilaiset voivat keskittyä harkintaintensiiviiin työhön. Alla oleva taulukko vertaa manuaalista koordinaatiota automatisoituun työnkulkumalliin lakitoiminnon tiimeille merkityksellisillä ulottuvuuksilla.

Tekoäly laajentaa tätä edelleen. Automatisointi ja tekoäly vähentävät manuaalista uudelleentyötä mahdollistamalla keskitetyn reitityden, tarkistus-SLA:t ja tekoälyavusteiset riskimerkit. Käytännössä tämä tarkoittaa, että sopimus siirtyy työnkulkuun, tekoäly suorittaa alkuperäisen riskinarvioinnin ja merkitsee muista poikkeavat lausekkeet, ja orchestration-järjestelmä reitittää merkityn asiakirjan asianmukaiselle lakitarkistajalle konteksti jo liitettynä. Tarkistaja käyttää aikaa olennaisen ongelman parissa, ei asiakirjan etsimiseen tai sen historian rekonstruointiin.

Luvallisesti rajoitettu tekoäly on erityisen merkityksellinen osastot ylittävissä työnkuluissa, koska eri osastoilla on erilaiset tietojen käyttöoikeudet. Hankinnan analyytikko ei näe sopimustiedostoon sisältyneitä lainsäädännöllisesti suojattuja lakiviestintöjä. Tekoäly-alustat, jotka pakottavat käyttöoikeuksien hallinnan asiakirja- ja lauseke-tasolla, antavat lakille mahdollisuuden jakaa, mikä on tarpeellista altistamatta suojatua materiaalia. Tässä tekoälyn lakityönkulun läpinäkyvyys muuttuu hallinnon vaatimukseksi, ei vain ominaisuuden mieltymykseksi.

Laki on myös ainutlaatuisesti pätevä kääntämään monimutkaiset yrityksen velvoitteet työnkuluiksi, jotka ohjaavat tekoälyn käyttöä turvallisesti ja suuressa mittakaavassa. Tämä mahdollisuus tekee lakista luonnollisen omistajan tekoälyn hallintokehityksissä, jotka koskevat useita osastoja.

Pro-vinkki: Arvioidessa lakityönkulun ohjelmistoa, testaa auditointilokin ennen kaikkea muuta. Jos et voi rekonstruoida tarkasti kuka tarkisti mitä, milloin ja mitä he muuttivat, alusta ei kestä säännösvaatimustarkistukseen tai sisäisiä hallinnon arviointeihin.

Miten lakitiimit voivat ottaa käyttöön osastot ylittäviä työnkulkuja mitattaville voitoille?

Toteutus seuraa sekvenssiä, joka siirtyy kartoituksesta pilotointiin skaalaukseen. Tämän sekvenssin vaiheiden ohittaminen on yleisin syy siihen, miksi osastot ylittävät työnkulun aloitteet pysähtyvät alkuperäisen innostuksen jälkeen.

1. Kartoita due diligence -tyyppesi ja sidosryhmät. Luettele jokainen toistuvasti esiintyvä työnkulku, joka ylittää osastojen rajan: toimittajien sopimukset, tietojenkäsittelysopimukset, työntekijöiden sopimukset, sääntelyilmoitukset. Kunkin osalta tunnista, mitkä funktiot on osallistuttava, missä järjestyksessä ja mitä tietoa he tarvitsevat tekemään niin.
2. Määritä SLA:t ja eskaloinnin polut. Aseta realistiset käsittelyajan odotukset kullekin funktiolle kussakin vaiheessa. Dokumentoi, mitä tapahtuu määräajan puuttuessa: kuka saa ilmoituksen, kuka eskaloii ja mikä varasuunnitelma on.
3. Määritä orchestration-omistaja. Tämä henkilö vastaa vastaanoton laadusta, aikataulun noudattamisesta ja toiston ylläpidosta. He eivät välttämättä ole ryhmän vanhin henkilö. He ovat järjestäytyneimpiä ja halukkaimpia pakottamaan prosessin kurinalaisuutta.
4. Suorita pilotointisykli. Valitse yksi työnkulkutyyppi, suorita se uuden mallin kautta neljästä kuuteen viikkoon ja kerää kiertosykli, tarkistuskierrokset ja SLA-vaatimustenmukaisuus. Vertaa perusviivaa.
5. Suorita juurisyyn analyysi epäonnistumisista. Kun työnkulku jää aikataulussa tai aiheuttaa omistajuusriidan, dokumentoi syy. Päivitä toiston ennen seuraavaa sykliä. Näin malli parantuu sen sijaan, että kallistuisi alkuperäisen suunnittelun ympärille.
6. Skaalauta johtajiston sponsoroinnilla. Johtajiston sponsorointi ja muodolliset hallintstruktuurit ovat tärkeitä prosessin omistajuus-kiistojen ratkaisemiselle ja osastojen välisen yhdenmukaistamisen säilyttämiselle ajan kuluessa. Ilman näkyvää johtajiston tukea muut osastot palautuvat epävirallisille kanaville, kun uusi prosessi tuntuu kätevältä.

Due diligence -työnkulku on usein paras aloituskohta lakitiimeille, jotka ovat uusia osastot ylittävään orchestraatioon. Se sisältää useita funktioita, sillä on selkeät tulokset ja se tuottaa tuloksia, jotka on helppo mitata aiempaa suorituskykyä vastaan.

Keskeisiä ottamuksia

Osastot ylittävät lakityönkulut korvaavat sirpaloituneet, sattumanvaraiset yhteistyön strukturoiduilla, mitattavilla ja toistettavilla prosesseilla, jotka yhdenmukaistivat lakinnon jokaisen sen koskettaman liiketoiminnon funktion kanssa.

Miksi lakitoiminto on funktio, joka on omistettava tämä

Lakitoiminto funktiona on viimeisen vuosikymmenen ajan argumentoinut paikan saamisesta liiketoimintapöydässä. Osastot ylittävien työnkulkujen orchestration on miten kyseinen argumentti voitetaan käytännössä eikä org-kaavion keskusteluissa. Mitä olen jatkuvasti havainnut on, että edistyneimmät tiimit eivät ole niistä, joilla on kehittyneimmät tekniikka. He ovat niitä, joilla on ratkaistava organisaation kysymys ensin: kuka omistaa työnkulun, kuka pakottaa standardit ja kuka on valtuutettu sanomaan ei, kun osasto yrittää kiertää prosessia.

Vaunun pyörä -malli, jota lakitoiminnon ammattilaiset, kuten Chrissy Seethaler embectassa, kuvaavat, on oikea mentaalimalli. Laki istuu keskuksessa. Rahoitus, hankinta, IT ja tuote ovat säikeet. Keskus ei tee säikeiden työtä. Se ylläpitää niiden välisiä yhteyksiä ja pitää pyörää liikkeellä johdonmukaisella nopeudella.

Yleisin virhe, jonka näen, on osastot ylittävän työnkulkusuunnittelun käsittäminen tekniikkahankkeena. Ostat sopimuksien hallinnon alustan, konfiguroi joitain reitityussääntöjä ja odotat yhteistyön ongelmien ratkeavan. Ne eivät ratkea. Tekniikka on vain niin hyvä kuin sen alla olevan organisaation selvyys. Hanki roolit, SLA:t ja eskalointipolut dokumentoituina ensin. Sitten automatisoida mitä olet jo osoittanut työskentelevän manuaalisesti.

Tekoälyn hallinto on seuraava raja tälle työlle. Kun tekoäly-työkalut koskettavat enemmän sopimuksien tarkistusta, due diligence -prosesseja ja sääntelykartoitusprosesseja, lakinnon on määritettävä tietojen käyttöoikeudet, tarkistusvelvoitteet ja auditointivaatimukset jokaisen funktion poikki, joka on vuorovaikutuksessa näiden työkalujen kanssa. Tämä ei ole IT-ongelma. Se on lakitoiminnon ongelma, ja tiimit, jotka ovat jo rakentaneet osastot ylittävän työnkulun kurinalaisuuden, ovat paljon paremmin asemassa ratkaisemaan sen.

— Albin

Miten Jarel tukee osastot ylittävän lakityönkulun hallintaa

Lakitiimit, jotka ovat kartoittaneet työnkulkunsa ja määrittäneet orchestration-mallinsa, tarvitsevat alustan, joka pakottaa nämä standardit ilman uuden hallinnon yleiskustannuksien luomista.

Jarelin Workflows-tuote keskittää vastaanoton, reitityden, SLA-seurannan ja eskaloinnan yksittäisessä ympäristössä, joka on rakennettu lakinnon erityisille vastuuvaatimuksille. Jokainen toiminto on kirjattu, jokainen lähde on siteerattu ja pääsynvalvonta pitää suojatun materiaalin näkyvänä vain oikeille tarkistajille. Tiimeille, jotka käsittelevät suurivolyymisia sopimuksien tarkistuksia lakinnon, hankinnan ja rahoituksen poikki, Jarelin tekoäly sopimuksien tarkistus-työkalut suorittavat alkuperäisen riskinarvioinnin ja merkitsevät muista poikkeavia lauseita ennen kuin asiakirja saavuttaa ihmisen tarkistajan. Seurauksena on nopeampi, puolustettavampi tarkistusprosessi, joka skaalautuu kaupassa kasvun kanssa.

UKK

Mikä on osastot ylittävä lakityönkulku?

Osastot ylittävä lakityönkulku on strukturoitu prosessi, joka koordinoi lakitoimintoja, kuten sopimusten tarkistusta ja due diligence -prosesseja rahoitus-, hankinnan, IT- ja tuotetiimien kanssa standardoitujen syötteiden, määriteltyjen roolien ja synkronoitujen tarkistuskierrosten kautta. Se korvaa sattumanvaraisen yhteistyön toistettavalla, mitattavalla operaatiotavalla.

Miten lakityönkulun hallinta eroaa perinteisistä lakiprosesseista?

Perinteiset lakiprosessit perustuvat epävirallisiin pyyntöihin ja reaktiivisiin tarkistuskierroksiin. Lakityönkulun hallinta ottaa käyttöön standardoidun vastaanoton, SLA-valvonnan ja automatisoitua reititysta, jotta jokainen pyyntö noudattaa samaa polkua riippumatta siitä, kuka sen lähettää.

Mitkä aikataulumallit toimivat parhaiten osastot ylittäviin lakitarkistuksiin?

Tiimien tulisi kokeilla rinnakkaista kevyyttä, porrastettua rinnakkaista ja peräkkäistä portteja hallitsevia malleja löytääkseen oikean sovituksen kunkin työnkulkutyypin riskitason ja monimutkaisuuden perusteella. Korkeariskin, monimutkaisia työnkulkuja vaativat tyypillisesti peräkkäinen porttien hallinta, kun taas rutiininomaisen toimittajien sopimukset toimivat usein hyvin rinnakkaisella kevyellä tarkistuksella.

Kenen tulisi omistaa osastot ylittävä lakityönkulku?

Yksittäisen orchestration-omistajan lakitoiminnon sisällä tulisi vastata vastaanoton laadusta, aikataulun noudattamisesta ja toiston päivittämisestä. Tämä rooli poikkeaa olennaisen lakitarkistajan roolista ja keskittyy kokonaan prosessin kuria ja osastojen väliseen koordinointiin.

Miten tekoäly parantaa osastot ylittäviä lakityönkulkuja?

Tekoäly suorittaa alkuperäisen riskiarviointien, merkitsee muista poikkeavat sopimuslausekkeet ja pakottaa reitityssäännöt automaattisesti, mikä vähentää manuaalista uudelleentyötä ja nopeuttaa tarkistuskierrosta. Luvallisesti rajoitetut tekoäly-alustat myös pakottavat tietojen käyttöoikeuksien hallinnan siten, että kukin osasto näkee vain tiedot, joiden tarkistamiseen sillä on lupa.

Suositeltu

• Workflows - Jarel · Jarel
• Miten lakityönkulun automatisointi toimii oikeustiimeille
• Jarel - Lähdelinkkejä sisältävä tekoäly uuden sukupolven laille · Jarel
• Työnkulut, joille Jarel rakennettiin — Jarel