Miksi oikeudellinen säilytysvelvollisuus on tärkeä oikeudellisille ja vaatimustenmukaisuustiimeille

Yhteenveto:

• Oikeudellinen säilytysvelvollisuus velvoittaa organisaatioita säilyttämään oleellisen tiedon, kun oikeusjuttu on kohtuullisesti odotettavissa. Noudattamatta jättäminen voi johtaa seuraamuksiin, epäsuotuisiin johtopäätöksiin tai oletustuomioon, mikä korostaa oikea-aikaisten ja dokumentoitujen prosessien merkitystä. Selkeän viestinnän, tarkan laajuuden ja säilytysvelvollisuuden asianmukaisen elinkaaren hallinta varmistaa puolustettavuuden ja vähentää oikeudellista riskiä.

Oikeudellinen säilytysvelvollisuus määritellään viralliseksi määräykseksi, joka velvoittaa organisaatiota säilyttämään kaiken mahdollisesti oleellisen tiedon, kun oikeusjuttu tai tutkinta on kohtuullisesti odotettavissa. Tämä säilytysvelvollisuus ei ole valinnainen. Tuomioistuimet pitävät sitä kynnysvelvollisuutena sähköisesti tallennettujen tietojen (ESI) hallintoa koskevissa liittovaltion säännöissä, ja noudattamatta jättäminen johtaa seurauksiin, jotka vaihtelevat rahallisista sakoista oletustuomioon. Oikeudellisille ammattilaisille ja vaatimustenmukaisuuspäälliköille ymmärtäminen siitä, miksi oikeudellinen säilytysvelvollisuus on tärkeä, on ero puolustettavan aseman ja katastrofaalisesti epäonnistuneen tutkimisen välillä. Panokset ovat korkeat, laukaisevia tekijöitä tulee aikaisin, ja virheiden sallittu marginaali on pieni.

Miksi oikeudellinen säilytysvelvollisuus on tärkeä ennen kuin kanta edes nostetaan

Säilytysvelvollisuus oikeudellisen säilytysvelvollisuuden kautta alkaa, kun oikeusjuttu on kohtuullisesti odotettavissa, ei kun kanta nostetaan. Tämä ero on kriittinen. Siihen mennessä kun haaste saapuu, puolustettavaksi toimimisen ikkuna saattaa jo olla kiinni.

Vakio laukaisevin tekijä on "kohtuullisesti odotettavissa oleva oikeusjuttu", kynnys, jota tuomioistuimet tulkitsevat laajasti. Lopettamiskirje, viranomaisten tutkinta, ilmiantajien valitus tai jopa sisäisten valitusten kuvio voivat kaikki täyttää sen. Muodollisen oikeudellisen prosessin odottaminen ennen säilytysvelvollisuuden antamista on yksi yleisimmistä ja kalleimmista virheistä, joita oikeudellisen tiimit tekevät.

Kun laukaisevin tekijä täyttyy, säilytysvelvollisuus kattaa kaikki ESI:n ja paperidokumenttien muodot: sähköpostit, pikaviestit, Slack- ja Teams-chatin lokinnit, pilvitallennustila, mobiililaitteiden tiedot, vastaajat ja paperiset tiedot. Rutiininomaiset hävittämispolitiikat, mukaan lukien automaattisen poiston aikataulut ja laitteiden kierrätysohjelmien, on katkaistava välittömästi katetuille tietoryhmille.

Vinkki: Dokumentoi tarkka päivämäärä ja syy, jonka perusteella tiimisi määritti, että oikeusjuttu oli kohtuullisesti odotettavissa. Tämä asiakirja tulee ensimmäiseksi puolustukseksi, jos tuomioistuin myöhemmin kyseenalaistaa säilytysvelvollisuuden ajoituksen.

Se, mitä on säilytettävä, riippuu asian luonteesta. Sopimuskiistat voivat vaatia vain taloudelliset tiedot ja kirjeenvaihtoa. Työsuhteeseen liittyvä kanne voi vaatia henkilöstötiedostoja, suoritusarvioita ja johtajan viestintää useista vuosista taaksepäin. Liian pienen soveltamisalan asettaminen on säilytysvelvollisuuden rikkomisen riski. Liian suuren soveltamisalan asettaminen luo operatiivisia ongelmia, joihin käsitellään myöhemmin tässä artikkelissa.

Mitä ovat oikeudellisen säilytysvelvollisuuden toteuttamatta jättämisen todelliset seuraukset?

Säilytysvelvollisuuden rikkomisen seuraamukset voivat sisältää rahallisia sakkoja, epäsuotuisia johtopäätöksiä, todisteiden poissulkemista tai oletustuomiota. Jopa tahaton todisteiden menetys johtaa vakaviin oikeudellisiin seurauksiin, kun säilytysvelvollisuus on syntynyt.

Tuomioistuimet eivät vaadi pahantahtoisuuden todistamista seuramusten määräämiseksi. Säilytysvelvollisuuden huolimaton laiminlyönti tai sen antaminen liian myöhään riittää. Epäsuotuisa johtopäätös-ohje kertoo tuomarille, että se voi olettaa, että tuhottu todiste oli epäsuotuisa säilytysvelvollisuuden noudattamatta jättäneelle osapuolelle. Tämä ohje yksinään voi ratkaiseva tapauksen ennen kuin yksittäinen todistaja lausuu sanaakaan.

"Tuomioistuimet rankaisevat virheistä jopa silloin, kun poistaminen on 'rutiininomaista', kun säilytysvelvollisuus on syntynyt." Se, että organisaatiollasi oli tavallinen 90 päivän sähköpostin poistopolitiikka, ei tarjoa suojelua, jos säilytysvelvollisuus olisi pitänyt olla paikallaan.

Lopettavat seuraamukset edustavat vakavinta tulosta. Tuomari voi poistaa osapuolen väittämät tai antaa oletustuomion, mikä käytännössä päättää tapauksen. Nämä tulokset ovat harvinaisia, mutta tosia, ja ne esiintyvät tapauksissa, joissa tuomioistuimet havaitsevat tahallisen tai törkeän laiminlyönnin. Mainehaitta lisää oikeudellisen tappion päälle. Vastapuolen asianajaja, sääntelyviranomaiset ja liikekumppanit ottavat huomioon, kun yritys saa seuraamuksen todisteiden hävittämisestä.

Tuomioistuimet odottavat kirjallisia säilytysvelvollisuus-ilmoituksia, jotka nimeävät säilytysvelvollisuuden alaiset ja asiankategoriat. Epäselvät säilytysvelvollisuudet, jotka yksinkertaisesti sanovat "säilytä kaikki", ovat riittämättömät. Tuomarit tarkastelevat, oliko säilytysvelvollisuus spesifinen, oikea-aikainen ja tosiasiallisesti kommunikoitu oikeille ihmisille.

Kuinka rakentaa puolustettava oikeudellisen säilytysvelvollisuuden prosessi

A puolustettava oikeudellinen säilytysvelvollisuus vaatii jatkuvaa viestintää, kuitinkäyttöä, seurantaa ja IT-yhteistyötä automaattisen poiston keskeyttämiseksi. Jatkuva valvonta vähentää säilytysvelvollisuuden rikkomisen riskiä ja osoittaa kohtuullisuutta tuomioistuimen tarkastelun alla.

Seuraavat vaiheet muodostavat puolustettavan prosessin ytimen:

1. Ota säilytysvelvollisuus voimaan välittömästi laukaisevan tekijän tunnistamisen jälkeen. Samoina päivinä annettava säilytysvelvollisuus on standardi, jonka tuomioistuimet odottavat. Jopa muutaman päivän viiveet voivat johtaa peruuttamattomaan tietojen menetykseen.
2. Tunnista säilytysvelvollisuuden alaiset tarkasti. Liian laajat säilytysvelvollisuudet aiheuttavat hälytysväsymystä ja vähentävät noudattamista. Tarkennettu säilytysvelvollisuusluettelo, jossa on dokumentoitu perustelu jokaiselle sisällyttämiselle, on puolustettavampi kuin kaikille henkilöstölle lähetetty yleinen ilmoitus.
3. Lähetä kirjalliset ilmoitukset jokaiselle säilytysvelvollisuuden alaiselle selittäen mitä säilyttää, miksi ja kuinka kauan. Ilmoituksen on oltava tarpeeksi spesifinen, jotta säilytysvelvollisuuden alainen tietää täsmälleen mitä toimenpidettä tehdä.
4. Vaadi kuititus. Säilytysvelvollisuuden alaiset olisi vahvistettava vastaanotosta ja ymmärrystä kirjallisesti. Seuraa kuka on ja ei ole vastannut.
5. Tehdä yhteistyötä IT:n kanssa. Keskeytä automaattisen poiston säännöt, sähköpostin arkistoinnin puhdistukset ja kaikki ajoitetut laitteiden poistot vaikutuksen alaisille tietolähteille. Pyydä IT:ltä kirjallinen vahvistus, että keskeytys on voimassa.
6. Dokumentoi kaikki. Ylläpidä tietuetta siitä, milloin säilytysvelvollisuus annettiin, kenelle, mitä tietokategorioita se kattaa, ja kaikki siihen liittyvät viestinnät.

Vinkki: Käsittele oikeudellisen säilytysvelvollisuuden dokumentaatiotasi ikään kuin tuomari tarkastelee sitä. Tuomioistuimet arvioivat prosessisi kohtuullisuutta, ei vain tulosta. Hyvin dokumentoitu säilytysvelvollisuus, joka silti missaa joitain tietoja, on paljon puolustettavampi kuin dokumentoimaton sellainen, joka säilyi kaikesta.

Oikeudellisten säilytysvelvollisuuksien käsittely rutiininomaisina liiketoiminnan menettelyinä standardoiduilla malleilla ja kartoitetuilla tietolähteillä vähentää sekä kustannuksia että riskejä. Organisaatiot, jotka rakentavat säilytysvelvollisuus-prosessit standardoiduiksi toimintamalleiksi, reagoivat nopeammin ja tekevät vähemmän virheitä kuin ne, jotka käsittelevät jokaista säilytysvelvollisuutta kertakertaisena hätätapaisena.

Mikä on oikeudellisen säilytysvelvollisuuden täysi elinkaari?

Säilytysvelvollisuus jatkuu lopulliseen sovintoon ja kaikkien muutoksenhakukausien loppuun asti. Se tarkoittaa, että oikeudellisen säilytysvelvollisuuden alussa annettu säilytysvelvollisuus voi pysyä aktiivisen vuosien ajan, kattaen työntekijöiden poistumisen, järjestelmäsiirtymät ja organisaation uudelleenjärjestelyt.

Säilytysvelvollisuuden hallinta ajan kuluessa vaatii aktiivista huomiota useisiin toistuviin asioihin:

• Työntekijän roolin muutokset. Kun säilytysvelvollisuuden alainen vaihtaa rooleja, lähteä yrityksestä tai siirtyy eri osastoon, heidän säilytysvelvollisuusvelvollisuutensa on uudelleenjakettava ja uudelleendokumentoitava.
• Uudet dataalustat. Jos organisaatio ottaa käyttöön uuden yhteistyötyökalun tai pilvitallennuspalvelun aktiivisen oikeudenjäännöksen aikana, alusta on arvioitava oleellisille tiedoille ja lisättävä säilytysvelvollisuus laajuuteen, jos sovellettavissa.
• Uudelleen ilmoittaminen. Säilytysvelvollisuus-ilmoitusten määräaikainen uudelleen antaminen on välttämätöntä, koska alkuperäiset ilmoitukset menettävät tehokkuutensa pitkissä tapauksissa. Säilytysvelvollisuuden alaiset unohtavat, järjestelmät muuttuvat ja uusia oleellisia tietolähteitä ilmaantuu.
• Suhteellisuusarvostelut. Kun oikeudenkäynnin laajuus selkenee, säilytysvelvollisuus on tarkistettava sen varmistamiseksi, että se on edelleen suhteellinen. Tietojen säilyttäminen, joka on selvästi merkityksetöntä, tuhlaa resursseja ja vaikeuttaa tulevaa asiakirjojen tuottamista.

Vapautuksen vaihe on yhtä tärkeä kuin antamisvaihe. Oikeudellisten säilytysvelvollisuuksien muodollisesti vapauttamatta jättäminen johtaa merkittävään tietojen varastointiin ja lisääntyneisiin tuleviin asiakirjojen tuottamiskuluihin. Selkeä vapautuskirje vähentää tarpeettomia säilytyksiä ja oikeudellista taakkaa.

Vapautuskirje olisi oltava yhtä muodollinen kuin alkuperäinen säilytysvelvollisuus. Sen on vahvistettava, että asia on ratkaistu, tunnistettava vapautetut tietokategoriat ja ohjeistettava säilytysvelvollisuuden alaiset, että normaalit säilytyskäytännöt jatkuvat. Vapautuskirjeen säilyttäminen tietueistoissasi suojaa organisaatiota, jos kysymyksiä syntyy myöhemmin siitä, miksi joitain tietoja lopulta poistettiin.

Talon sisäisille tiimeille, jotka hallitsevat oikeudellista säilytysvelvollisuutta ja vaatimustenmukaisuustyönkulkuja, vapautuksen jälkeisen datatarkistuksen rakentaminen vakioprosesuriksi estää vanhentuneisten säilytysvelvollisuuksien kertymisen, joka kasvattaa tallennuskustannuksia ja vaikeuttaa tulevaa sähköistä asiakirjojen tuottamista.

Tärkeimmät huomiot

Oikeudellisen säilytysvelvollisuuden noudattaminen on muodollinen, jatkuva velvollisuus, joka alkaa ennen kuin oikeusjuttu nostetaan ja vaatii dokumentoituja prosesseja, kohdistettuja säilytysvelvollisuuden alaisten ilmoituksia ja muodollisen vapautuksen ollakseen puolustettava.

Oikeudellinen säilytysvelvollisuus liiketoiminnan kurinalaisuutena, ei oikeudellisena hätätilanteena

Oikeudellinen säilytysvelvollisuus muuttui reaktiivisista asiakirjojen tuottamisen työkaluista proaktiivisiksi säilytysvelvollisuuksiksi 2000-luvun alkupuolen merkittävien tuomioiden jälkeen. Tuomioistuimet ovat kuluttaneet kaksi vuosikymmentä korottaen mittapuuta sille, mitä "kohtuullinen" säilytys näyttää. Se, mikä oli hyväksyttävä käytäntö vuonna 2005, on nykyään riittämätöntä.

Tiimit, joiden olen nähneen käsittelevän oikeudenkäyntejä parhaiten, ovat ne, jotka käsittelevät oikeudellisia säilytysvelvollisuus-prosesseja samalla tavalla kuin sopimuksenhallintaa tai sääntelyvaatimustenmukaisuutta. Heillä on mallit. Heillä on kartoitetut tietolähteet. Heillä on selkeä vastuuketju. Kun laukaisevin tapahtuma syntyy, he suorittavat prosessia sen sijaan, että improvisoisivat. Yleisin epäonnistuminen, jonka havaitsen, ei ole pahuus. Se on viive. Oikeudellinen tiimit odottavat varmistaa, että oikeusjuttu on todella lähellä, ennen kuin säilytysvelvollisuus annetaan. Tämä varovaisuus tuntuu järkevältä, mutta se on oikeudellisesti vaarallista. Tuomioistuimet eivät palkitse epäröintiä. Ne palkitsevat dokumentoitua, oikea-aikaista toimintaa.

Toinen yleisin epäonnistuminen on "aseta se ja unohda se" säilytysvelvollisuus. Ilmoitus lähetetään ensimmäisenä päivänä, säilytysvelvollisuuden alaiset vahvistavat sen, ja sitten mitään ei tapahdu kahteen vuoteen, kun tapaus etenee. Työntekijät lähtenevät. Järjestelmät muuttuvat. Alkuperäinen ilmoitus muuttuu vanhaksi. Kun asia lopulta pääsee asiakirjojen tuottamiseen, puutteet ovat ilmeisiä ja selitykset ovat heikkoja.

Rakentaa oikeudellisen asiakirjojen turvallisuuskäytännöt säilytysvelvollisuus-prosessiin, mukaan lukien pääsynhallinta ja tarkistuspolut, myös suojelee organisaation luottamuksellisia tietoja säilytysvelvollisuus-kaudella. Se on hyöty, joka ylittää oikeudenkäynnin puolustuksen. Se suojelee organisaation luottamuksellisia tietoja koko asianhallinnan elinkaaren ajan.

Organisaatiot, jotka käsittelevät oikeudellista säilytysvelvollisuutta rutiininomaisena liiketoiminnan kurinalaisuutena kriisivastauksen sijaan, kuluttavat vähemmän oikeudenkäynteihin, kohtaavat vähemmän seuraamuksia ja ratkaisevat riidat nopeammin. Se ei ole vaatimustenmukaisuusargumentti. Se on liiketoiminnan ratkaisu.

— Albin

Kuinka Jarel tukee oikeudellista säilytysvelvollisuutta ja vaatimustenmukaisuustyönkulkuja

Oikeudellisen säilytysvelvollisuuden hallinta sisältää ilmoitusten antamisen, kuitinkäytön seurannan, IT:n kanssa tehtävän yhteistyön ja dokumentaation ylläpidon mahdollisesti vuosien aktiivisen oikeudenkäynnin ajan. Jokainen näistä vaiheista luo mahdollisuuden inhimilliselle virheelle.

Jarelin Outlook-lisäosa tuo tekoäly-ohjatut oikeudellisen säilytysvelvollisuus-ilmoitukset suoraan sähköpostin työnkulkuihin, vähentäen aukkoa laukaisevan tunnistamisen ja säilytysvelvollisuus-antamisen välillä. Alustan tarkistuslokit ja tarkastelu polut luovat dokumentoidut tietueet, joita tuomioistuimet odottavat, ilman että oikeudellisten tiimit joutuisivat rakentamaan tätä infrastruktuuria manuaalisesti. Vaatimustenmukaisuuspäälliköille, jotka hallitsevat useita aktiivisia asioita, Jarelin automatisoidut työnkulut seuraavat säilytysvelvollisuuden alaisten kuiteja ja merkitsevät myöhästyneet vastaukset. Tämä näkyvyys muuttaa fragmentoituneen manuaalisen prosessin puolustettavaksi, tarkistettavaksi järjestelmäksi.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on oikeudellinen säilytysvelvollisuus?

Oikeudellinen säilytysvelvollisuus on virallinen määräys, joka velvoittaa organisaatiota säilyttämään kaiken mahdollisesti oleellisen tiedon, kun oikeusjuttu tai tutkinta on kohtuullisesti odotettavissa. Se keskeyttää rutiininomaisen tietojen hävittämisen kattavien asiakirjojen ja ESI:n osalta, kunnes asia on täysin ratkaistu.

Milloin säilytysvelvollisuus alkaa?

Säilytysvelvollisuus alkaa, kun oikeusjuttu on kohtuullisesti odotettavissa, mikä voi tapahtua ennen kuin kanta on nostettu. Laukaisevia tekijöitä ovat lopettamiskirjeet, viranomaisten tiedustelut ja sisäiset valitukset, jotka viittaavat uskottavaan oikeudelliseen uhkaan.

Mitä tapahtuu, jos oikeudellista säilytysvelvollisuutta ei toteuteta?

Tuomioistuin voi määrätä seuraamuksia, kuten rahallisia sakkoja, epäsuotuisia johtopäätöksiä, todisteiden poissulkemista tai laiminlyönnin johdosta oletustuomiota. Jopa tahaton todisteiden menetys johtaa seurauksiin, kun säilytysvelvollisuus on syntynyt.

Kuinka kauan oikeudellinen säilytysvelvollisuus kestää?

Oikeudellinen säilytysvelvollisuus jää voimaan, kunnes asia on täysin ratkaistu, mukaan lukien kaikkien valituskausien loppuun saattaminen. Säilytysvelvollisuuden päättyessä on annettava muodollinen kirjallinen vapautuskirje säilytysvelvollisuuden alaisille.

Mikä tekee oikeudellisen säilytysvelvollisuuden puolustettavaksi?

Puolustettava oikeudellinen säilytysvelvollisuus sisältää kirjalliset ilmoitukset erityisesti nimetyille säilytysvelvollisuuden alaisille, dokumentoidut kuitit, IT-yhteistyön keskeytyksen automaattiseen poistoon ja täydellisen kaikista säilytysvelvollisuuteen liittyvistä viestinnöistä tehdyn dokumentaation. Epäselvät tai dokumentoimattomat säilytysvelvollisuudet eivät täytä tuomioistuimen odotuksia.

Suositeltu

• Miksi pääsynhallinta on tärkeä oikeudellisille asiakirjoille
• Mikä on oikeudellisen asiakirjan elinkaari: käytännön opas
• Oikeudellisen asiakirjan hallinta: älykkäämpi vaatimustenmukaisuus tekoälylla
• Mitä talon sisäinen oikeudellinen ops tarkoittaa tiimillesi